Wiki

Hierboven staat wiki.. dus is het een wiki..

ik werk bij een (op zich) schitterend bedrijf maar we hebben toch wel een standaard manco: de informatie. Toen ik net begon hier had ik al de grootste moeite om de informatie te vinden. Dat lag deels aan de manier van informatie opslaan. Shares, rare CMS systemen, folders, mapjes op pc’s, gedeelde databases in notes.. Je kon het zo gek niet bedenken of we hadden een info-opslag methode ervoor. Dat daardoor geen ene donder te vinden was, althans niets als iemand stuiterend aan de balie stond, werd voor lief genomen.
Nieuwelingen werkten we in met “De eerste 6 maanden zijn we al blij als je niet in paniek raakt, de volgende 6 maanden blij als je dingen snapt en de laatste zes maanden zou je het zelf moeten kunnen.‘ En voor een groot deel werkte dat ook zo. Na enige tijd realiseer je je dat er een onnoemelijke berg informatie in ons bedrijf aanwezig is, zowel op lokaal als interlokaal gebied en uit pure trots of als verkapt selectie mechanisme (eigenlijk verlengen we je proeftijd met een dik jaar 😉 ) leveren we de meest bizare manier van zoeken voor je.

Dit hele proces is al een aantal jaren aan de gang en telkens als er een nieuw medium is bouwen we daar op voort. Eerst de netwerkdrives: aanvang data plempen. Toen notes: weer data plempen, toen Phoundry (CMS system) word docs op een share via een soort apache interface aanbieden aan gebruikers.. En zo was er in de loop van de tijd een fors en lomp systeem ontstaan.

Toen we recent zijn overgestapt op M$ met outlook en sharepoints en aanverwante zaken had ik stille hoop dat het zoeken in de berg zou zijn opgelost.  Enthousiast duiken teamsite op, wiki’s, tijdelijke project sites.. Mhmhmmm… dit gaat te soepel.

Na een poosje hoor je het gemor weer in de gangen ‘je kan niets vinden‘.. en dat is ook zo. Simpele dingen zijn onvindbaar. Zelfs als je op de intranet pagina staat kan je niet vinden waar je nu naar zit te kijken.
Als er een functie door rolt en een stoere (niet toevallig omdat ze ook motor rijd) in het kader van haar rol als document beheerder me contact moet ik aan het onderzoeken. Ze laat me een aantal pagina’s zien waarop gewoon in normaal Nederlands wat staat over bijvoorbeeld verlofdagen, of een leenfiets. Simpel spul, niets bijzonders. Via de zoekterm waar we naar kijken verrekt het systeem om de info weer te geven. Wel veel zaken die er op lijken, maar de Nederlandse info is er domweg niet.
Ze is duidelijk terecht geïrriteerd als ze met me overlegd. Ik zit wat wazig te kijken en vraag me in hemelsnaam af waarom het niet werkt.

Een van de secties die ze moet gaan beheren is de wiki van de diverse afdelingen. Een door m$ standaard ingerichte omgeving en toch werkt het voor geen meter. Het duurt een dikke drie uur voor ik ineens snap waar ik naar zit te kijken. Waar teamsites binnen sharepoint hun eigen lay-out hebben hebben de wiki’s en andere soorten pagina’s dat ook.

En wat is er er hier gebeurd?
Als we de diepte achter de pagina’s induiken blijkt het probleem ineens. Haar voorganger heeft een standaard ‘lege’ html pagina aangemaakt. Noemt die ‘wiki’ en hangt er onder standaard lege pagina’s met de naam A, B, C … Z. Op zo’n pagina met A staan alle A-onderwerpen, B met de B-onderwerpen en zo de lijst af.
Op de een of andere manier wordt de data niet geïndexeerd en dus is de tip : ‘Zoek op de eerste letter (dus A of b etc.)’ en dan klopt het systeem niet meer.. die accepteert geen zoektermen van minder dan 2 letters.

Als we beiden wat verrot naar het scherm zitten te kijken gaan we het omgooien. Als een soort van proof-of-concept maken we een nieuwe wiki aan, een echte. En vullen die met het eerste artikel :

Habeshoekebaboe  (zelfst.nw), officiële spelling, Alternatief : habesjoekebabu, oostelijke spelling.

een Belgisch biergist is wat in de Griekse huizenbouw wordt gebruikt.

De pagina slaan we op, en na een nacht wachten tot de sync en index is gelopen zoeken op Belgisch, biergist of Griekse huizenbouw en natuurlijk op Habesjoekebabu.. Alles komt in een fractie van een seconde te voorschijn.
Als we tevreden grijnzend vaststellen dat dit wel werkt moet ze alleen nog maar alles wat er op de site staat met een copy/paste op in de wiki gooien.

En dan in reflectie zit ik me af te vragen wat er al die jaren geleden dan ‘goedbedoeld zonder door enige kennis gehinderd te worden‘ in de systemen is gehangen..